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【论文范文】论信息系统项目的成本管理


摘要:

2015年8月20日,我作为项目经理参与了XX省公安厅的信息共享与服务平台信息系统项目的建设,全面负责项目管理工作。该项目投资660万元,建设工期为1年 ,该信息系统主要由前端应用接入系统,部门外共享平台子系统,数据交换系统,部门内共享平台子系统、集中监控管理系统等五部分组成。本文结合作者的项目实践经验,以共享平台建设项目为例,在项目成本管理过程中,我们在计划阶段注重成本规划、成本估算、预算工作;在项目实施阶段参照成本基线,指导项目实施的各项活动,使用挣值分析技术和预测技术有效控制项目成本,并对项目中存在的成本偏差及时修正,使项目进入正常轨道。最终经过团队一致努力,该项目系统如期交付,投运后平台运行稳定,获得客户一致好评。

正文

2015年8月20日,我作为项目经理参与了XX省公安厅的信息共享与服务平台信息系统项目的建设,全面负责项目管理工作。该项目总投资660万元,建设工期为1年。该共享平台主要由前端应用接入系统,部门外共享平台子系统、数据交换系统、部门内共享平台子系统、集中监控系统等五部分组成。该信息系统采用面向服务(SOA)的体系结构,基于三层B/S架构开发,以WEB SERVICE和SOAP/XML技术标准为基础,操作系统为REDHAT5.7,数据库以ORACLE 10g为支撑, 采用JAVA语言开发,应用服务器采用HP高性能服务器,数据库服务器采用IBM小型机实现双机热备并接入光纤存储。该信息系统通过数据采集系统和ETL数据清洗系统将分散在各单位客户端和服务器端的业务数据集中传输到共享数据库服务器,经过处理和分析后,形成标准化的数据存放在内外网共享数据中心,各部门再通过内外网共享平台门户网站所提供的云服务总线(CSB),灵活调用所需的各类数据,对现有业务系统的服务和数据存储进行统一管理,对服务的交互,协议转换、安全策略和路由机制进行有效控制。该系统主要实现了业务数据采集、数据实时入库、整合、清洗、比对,并对各类数据进行发布,对外提供数据服务,对内为综合应用平台提供服务,从而实现了内外网单位用户安全、高效办公、办案的目的。

该信息系统项目涉及大量软硬件产品,业务部门涉及十几个地市,资源数据整合需求面广,工程浩大,外部业务接入单位环境特殊,具有严格的安全,稳定,时实高效和可靠性要求,是一个基于非可信网和可信网之间的信息交互与共享系统。此次项目的成功上线,我们除了做好项目管理整体、进度、质量、范围等领域的管理外,特别加强了项目管理过程中的成本管理。成本管理工作是项目管理中的一项基础工作,在该项目中我们借助MS project2010工具来辅助成本的计划和管理。主要通过计划阶段参照工作分解结构WBS做好成本估算,以成本估算为依据做好成本预算,得出成本基线,为项目实施阶段进行成本跟踪与控制提供依据,并针对出现的偏差采取相应措施,使项目在成本可控范围内,保质保量如期完工。下面就这几个方面进行论述:

1 计划阶段做好成本规划和成本估算。

在项目初期,我们参考项目管理计划、项目章程等内容,通过组织专家判断和召开会议的方式制定了成本管理计划,对成本管理过程进行规划、管理,为在整个项目中为如何管理项目成本提供了指南和方向。

然后我们依据项目管理计划、项目范围说明书和参考了本公司的组织过程资产等因素,制定了项目工作分解结构WBS,并让项目干系人确认,达成项目可交付物共识,为我们进行成本估算打下良好的基础。在成本管理中,成本估算是成本预算的依据,也是成本控制的基础,其准确程度直接关乎项目实施质量和实施进度。在成本估算工作中,主要工具和技术有类比法、自下而上法、项目管理软件等。在该信息系统项目的成本估算中,我们考虑了该信息系统的架构、软硬件集成度、业务涉及面广,团队人员情况等因素,根据各活动所需的资源和服务类目,为了得到一个准确的成本估算值,我们采用了自下而上的方法。我们根据项目工作分解结构WBS,先由基层项目管理人员计算出每个工作单元的生产成本,再将各个工作单元的生产成本自下而上逐级累加,汇报至项目的最高管理者,最后由高层管理者汇总得出项目的总成本。例如,在该项目计划阶段,项目前期需求分析业务量、业务接入模块、业务接入接口类型等方面的工作是前期的关键工作,我们采用各地市项目负责人员需求分析得出的每个业务接入模块和业务接入类型的活动所需资源,得出该工作单元成本,然后汇总,得出项目业务接入开发总估算成本。这一块只是针对业务接入开发部分,另外还有数据采集部分、数据交换部分,软硬件集成部分等方面都需做准确的成本估算,然后一起汇总形成项目估算总成本,作为项目成本预算的依据。

2、计划阶段以成本估算为依据做好成本预算。

成本估算的有效工作为成本预算奠定了基础,在成本预算中,我们采用成本总计方法,根据工作分解结构WBS工作包,分摊项目总成本到项目工作分解结构的各个工作包中,每一个工作包建立总预算成本,在将所有工作包的预算成本额加总时,结果不能超过项目的总预算成本;然后根据每个工作包分配得到的成本再二次分配到工作包所包含的各项活动上; 确定各项成本预算支出的时间计划以及每一时间点对应的累计预算成本(截止到该时间点的每期预算成本额的加总),制定出项目成本预算计划。成本预算工作的结果是得到了成本基准计划,项目经理在开销之前参照成本基线,确保各项活动在项目的实施过程中有人力、物力、财力的保障,使项目工作开展有序可循,各阶段成本控制有据可依。

3、实施阶段进行成本跟踪和控制

项目实施阶段需要进行成本的跟踪与控制。有效成本控制的关键是经常及时地分析成本绩效,尽早发现成本差异和成本执行的效率,在情况变坏之前能够及时采取纠正措施,尽量使项目的实际成本控制在计划和预算范围内。在本项目中我们使用MS Project2010作为成本跟踪和控制的工具。在Project中设定项目人力资源的工时标准费率,即人员每小时的工作成本。在项目实施过程中,我们组织项目组成员、XX省公安厅项目领导及相关负责人以及业务接入单位人员参加每周例会,根据项目组提供的项目绩效报告,利用挣值分析方法和预测技术评估了整个项目的进展情况,分析进度偏差和成本偏差产生的原因,及时给出纠正措施,使项目成本和进度按照良性方向发展。例如,在该项目前期接入业务开发过程中,因业务单位负责人不太懂技术,在需求定义方面不够准确,使某些模块功能不符合业务方的需求,业务对接出现问题,导致开发出现返工现象。此时,经过挣值分析后,得出SPI=0.95和CPI=0.92,发现实际进度和实际成本已经偏离原来的计划值,属于进度滞后和成本超支现象,为了不至于项目到时无法交工或严重超支的现象,我们加强了团队建设,还加强了项目内部与项目外部的沟通,针对技术难点,我们还请公司专业顾问指导,并让各地市的业务部门负责人也参与到技术讨论中,使我们的业务接入模块更加符合当地的实际情况,使项目成本得到了有效控制。在我们项目干系人之间的通力配合下,我们为争取项目的最后胜利赢得了宝贵时间。

经过我们团队的不懈努力及各方领导的大力支持下,历时1年,本项目于2016年8月初通过了业主方的验收,系统正式上线运行,目前该系统运行良好。通过该信息共享平台的正式启用,满足了省公安厅与内外部十多个地市部门之间的数据采集交换和信息共享服务需求。该系统运行至今,性能良好,业务操作方便,受到业界的一致好评。

由于我们有效的成本管理,合适的成本估算方法,准确的成本预算以及有效的成本跟踪和控制手段,在保证项目质量和进度的同时,使成本得到了有效控制,使项目成功验收上线。当然,在项目实施过程中,出现一些问题,例如:项目组的一名地市级业务开发负责人突然离职,导致项目团队建设出现了一些小问题。还有所需的应用服务器,因公司特殊情况未与供货商及时签订合同,导致服务器晚到了半个月,幸好我们及时得到建设方的支持,免费提供两台备机供我们搭建环境开发测试使用,不过后期经过我们的努力还是把风险控制到最小。在后续的学习工作中,我要不断学习充电,和同行交流,提升自己的专业水平和项目管理能力,为我国信息化建设做出自己的努力。


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